Miért nem ér célba az email – 1. rész

Bevezető

Itt most nem arról lesz szó, hogy a barátod vagy barátnőd miért nem kapta meg az Outlook Express-ből feladott emailedet. Ez is bosszantó lehet ugyan, de ahhoz képest, hogy az autoresponderrel lebonyolított marketingkampányod során elküldött 16 ezer hírlevélből esetleg csak 9 ezret kapnak meg, mégiscsak a kézlegyintéssel elintézhető csapások közé tartozik.

A célbajutási arány annál is inkább nagy figyelmet érdemel, mert még hosszú ideig az autoresponderrel küldött email marad az első számú online marketing eszköz. Sajnos, az email korántsem olyan biztonságos kommunikációs csatorna, mint azt sokan hiszik. A biztonságot most nem arra értem, hogy esetleg illetéktelenek is hozzáférhetnek a tartalmához, vagy hogy a BigBrother minden emailt szorgalmasan elment magának, hogy ha rosszalkodsz, a fejedre olvashassa. A problémát most csakis abból a szempontból szeretném valamelyest körbejárni, hogy az autoresponder által útjára bocsátott email célba ér-e vagy sem.

Egyes amerikai statisztikák szerint az elküldött emaileknek durván a fele nem ér el a címzetthez. Nem arról van szó, hogy a címzett olvasatlanul törli, hanem arról, hogy egyáltalán meg sem érkezik a postaládájába.

Az első jogos kérdés ebben a helyzetben az, hogy mi lehet ennek az oka, a második pedig, hogy ha már így van, lehet-e ellene tenni valamit. Következményként ugyanis nemcsak a kieső üzleti haszonnal kell számolni, hanem a levelezésed jövőbeni hatékonyságára gyakorolt negatív hatással is. Erről azonban valamivel később.

Az email és a vele kapcsolatos biztonsági kérdések egyszerűnek tűnnek, de egyáltalán nem azok. Ez az írás nem tűz ki nagy célokat, és nem hiszem, hogy a rendelkezésemre álló idő – no meg a türelmed – elegendő lenne a téma szisztematikus és kimerítő megtárgyalására. Túl sok értelme valószínűleg nem is lenne, mert korunk türelmetlen emberét egyre kevésbé érdeklik az okok, minélfogva mindjárt a megoldást szeretné hallani, és ha lehetséges, egyetlen mondatban.

A rossz hír az, hogy ez nem lehetséges. Aki autót akar vezetni, annak meg kell tanulnia a KRESZ-t, a műszakit és még egy csomó egyebet is. Aki autorespondert használ, annak is tisztában kell lennie egy sereg járulékos dologgal, ami távolról sem merül ki egy hírlevél megírásában és a küldés elindításában (bár sokaknak a jelek szerint még ez is meglehetősen nagy kihívást jelent).

Mi spam és mi nem

Gyakran hallom a méltatlankodást: “a hírlevelem a kukában landolt, pedig nem is volt spam”.

Nos, van egy régi mondás: aki korpa közé keveredik, megeszik a disznók. A disznók szerepét itt nagyrészt a spam-szűrők töltik be, a korpa meg nyilván a spammal hozható rokonságba. Szempontunkból – és ha nem akarunk elrugaszkodni a valóságtól – most mindent spam-szűrőnek tekintünk, ami útközben lenyelheti vagy a kukába irányíthatja levelünket, és végeredményét tekintve mindent spamnak, ami nem érkezik meg a címzett postaládájába, vagy ami megérkezik ugyan, de a címzett spamnak minősíti. Mert a gyakorlati bölcsesség talaján maradva: ha egy állat úgy hápog, mint egy kacsa, és úgy néz ki, mint egy kacsa, akkor az az állat egy kacsa.

A spam persze eredetileg a kéretlen kereskedelmi leveleket jelentette, és csak elvétve követelt vétlen áldozatokat (ezek az úgynevezett fals-pozitívok), de hát azóta az élet ugyancsak eldurvult. A mindent beborító dudva ellen jobb híján úgymond fűnyírókat vetnek be, az meg nem nagyon válogat. És hogy mennyire nehéz dolga van a fűnyírónak, arra álljon itt néhány megdöbbentő számadat.

A spam mint olyan kb. 1994 óta létezik a köztudatban. 2002-ben még naponta csak néhány milliárd spam emailt küldtek, ami az összforgalomnak mintegy 16 %-át jelentette. 2008-ra ez a szám 87 és 95 % közé tornászta fel magát. Ma már a napi 100 milliárd spamnál tartunk, és ez teszi ki az összforgalomnak csaknem az egészét.

És csak halkan jegyzem meg, hogy ehhez – főleg tudatlanságból – sokan jóhiszeműen, puszta kedvtelésből is hozzájárulnak. Amikor valaki pl. gondolkodás nélkül forwardol napi 8-10 emailt kedvenc ismerőseinek, egy 50-es címlistára, darabonként 2-8 MB-os mellékletekkel (természetfotók, pps-ek, ppt-k, megható történetek, a szellemesség mezében tetszelgő „küld tovább” – így, egy d-vel! – típusú bárgyúságok), akkor nagyon hatékonyan járul hozzá a helyzet romlásához. Ezzel egymaga 1-4 GB-os felesleges forgalmat generál, ami persze nem áll meg itt, mert a címzettek nagy része is ugyanezt teszi, amivel beindul a láncreakció. A végeredmény Terabyte-okban (1000 × 1000 Megabyte-okban) mérhető. Ha rajtam állna, minden küldeményt gondolkodás nélkül spamnak tekintenék, és azonnal törölnék, ami 100 kB-nál nagyobb mellékletet tartalmaz.

Azon túlmenően, hogy a spam – ezzel a felelőtlen és gyermeteg továbbküldési mega-hóborttal tetézve – felemészti a hasznos sávszélesség csaknem 100 %-át, és iszonyatos tárolókapacitásokat köt le, továbbá a vele való foglalkozás is rengeteg időbe kerül, azok életét is megkeseríti, akik az emailt rendeltetésszerűen akarják használni.

A szabályosan és etikusan emailezőket ugyanis egyre inkább sújtja a spam-szűrők növekvő „intelligenciája” is. Ezek most már pl. azt is figyelik, hogy abból, amit történetesen átengednek, a címzettek mit minősítenek spamnak. Mivel pedig a címzettek nagyobbik hányada – mondjuk 90 %-a – a spam fogalmát illetően vészesen tudatlan, spontán reakciójuk a spam elleni harcban nagyjából azzal egyenértékű, mint amikor egy rendőr bekötött szemmel próbálja meg lelőni a maffiózót a zsúfolt bálteremben.

Sokan abban a hiszemben vannak, hogy ha hírlevelük a spam mappában (vagy a kukában) végzi, azért az autoresponder a felelős. Biztosan nem jól küldi a leveleket, vagy „nem szereti” ezt meg azt a domaint (pl. a freemail.hu-t vagy a citromail.hu-t).  Nos, ha a dolog ilyen egyszerűvolna, a megoldás is gyors lábakon járna.

Az egyes szoftverek megoldásaiban bizonyára vannak apró különbségek, és ha pl. az autoresponder üzemeltetését nem saját hatáskörödben végzed, hanem (havi 10-100 ezer Ft-ért) rábízod egy erre szakosodott szolgáltatóra, akkor az anélkül is tud valamit javítani a helyzeten, hogy spam-szakértővé kellene válnod. Semmiképp sem képes azonban egyedileg felvállalni minden ügyfelének a problémáját, már csak azért sem, mert népesebb ügyfélkör esetén ez szakképzett alkalmazottak tucatjainak vagy százainak a folyamatos munkáját igényelné.

Ha az autoresponderedet magad üzemelteted a saját tárhelyeden, akkor nem kell ugyan érte havonta tízezreket leperkálnod, cserébe viszont bizonyos rutint kell szerezned abban, hogy leveleid átmenjenek a spam-szűrőkön. És nem elég tudni, hanem amit megtanultál, azt folyamatosan alkalmaznod is kell.

Hová lesz a hírlevél, ami nem érkezik meg?

A variációk száma meglehetősen nagy. A közismertebb és leggyakoribb esetek a következők. (A felsorolás nem teljes, és átfedéseket is tartalmazhat.)

• Az email visszajön, közkeletű szóhasználattal élve „visszapattan”. Ezt a jelenséget angolul a „bounce” szóval illetik, a visszapattanó leveleknek az elküldöttekhez képest mért arányát pedig „bounce rate”-nek szokták hívni.
• A hírleveledet egyes levelezőszerverek (pl. a freemail.hu, gmail.com domaineken) mindenestől blokkolják. Ez azt jelenti, hogy ezeknél a levelezőknél valamiért rosszfiú lettél, aminek következtében feljogosítva érzik magukat arra, hogy a tőled érkező összes emailt egyszerűen eldobják.
• A hírleveled úgynevezett spam-szűrőknek esik áldozatul, és valamelyik szemetes mappában végzi. Ezek között lehetnek olyanok is, amelyek közönségesen kívül esnek a címzett látóterén, mert annak általában fogalma sincs ezek létezéséről, meg olyanok is, amiket ő állított be meggondolatlanul, majd megfeledkezett róla.
• Az emailedre maga a címzett szabadít rá valami egyéni szűrőt (amelyet sokszor meggondolatlanul vagy hibásan állított be), és ez érdemtelenül törli vagy a kukába irányítja az üzenetedet.
• Végül pedig említsük meg azt az esetet is, amikor a hírleveled megérkezik ugyan a kívánt fiókba, de azt maga a címzett minősíti spamnak, vagy pedig – és még ez a jobbik eset – olvasatlanul törli a remekművedet.

A visszapattanó email

Ez a csapás – a blokkolással ellentétben – egyesével éri az emailjeidet. Két fajtája van: a kemény és a lágy visszapattanás.

• A kemény változat magától nem fog megjavulni, ezért valamilyen kijavító intézkedést feltételez a részedről. Ide tartozik pl. a nemlétező (vagy hibás) email-cím esete. Olykor ezeket ki tudod javítani (pl. fremail.hu => freemail.hu, gmaul.com => gmail.com stb.). Ha ezt nem teszed, vagy ha a javítás nem lehetséges, akkor ezekről a címekről várhatóan mindig vissza fog jönni az email. Ez pedig oda vezethet, hogy a címzett szerverén előbb-utóbb rossz fiúvá válsz, és az elkezdi tömegesen blokkolni a tőled jövő többi üzenetet is.

• A puha változat valami átmeneti zavar következménye. Ilyen pl., ha tele van a címzett postaládája, éppen lefagyott a címzett mail-szervere stb. Ez tehát idővel magától megjavulhat – kivéve, ha valakit pl. egyáltalán nem izgat, hogy tele a postaládája. A magam részéről az ilyeneknek a törlését is javaslom – persze nem azonnal, de valamilyen ésszerű küszöbszám fölött mindenképpen.

• Kaphatsz továbbá olyan visszapattanó leveleket is, amelyeket garantáltan nem te küldtél. Ezek eredetije nyilván olyan spammerektől származik, akik a nevedben – vagyis a te email-címed feltüntetésével – küldözgetik viagrás vagy egyéb ajánlataikat. Hogy mégis hozzád pattannak vissza, az nyilván a címzett domain rosszul beállított szűrőinek a számlájára írható, amelyek ily módon nem a spam-probléma megoldásához járulnak hozzá, hanem maguk is a probléma részévé válnak.

Mit lehet mindezek ellen tenni?

Ellene semmit, a megelőzőse érdekében viszont annál inkább.

Tudnod kell pl., hogy az emberek elég gyakran váltanak email-címet. Egy év leforgása alatt ez a listádnak mintegy a 20 %-ánál bekövetkezik. Ha tehát nem adsz nekik lehetőséget a korrekcióra – mert pl. kispórolod a hírleveleidből az adatmódosítási linket, vagy túl ritkán küldesz nekik emailt, és megfeledkeznek róla, hogy módosítaniuk kellene -, akkor ez a jelenség tömeges méreteket is ölthet.

Egyes autoresponderek – mint pl. a youriMAIL is – a feliratkozáskor nem engedik felvenni a formailag hibás email-címeket, de még azokat sem, amelyek ránézésre hibátlanok ugyan, de mégis nemlétező címet, pontosabban domaint takarnak (mint pl. az akarmi@fremail.hu).

A fentiek tehát a megelőzéshez tartoznak. Ami a visszapattanó levelek kezelését illeti, az egy másik történet, és később még visszatérünk rá. Mindenesetre az ezzel kapcsolatos nemtörődömség meglehetősen gyakori; láttam már olyat is, hogy viszonylag kis méretű (ezresnél kisebb) lista mellett valakinek 47 MB (tehát több ezernyi) feldolgozatlan visszapattanó levele volt az erre a célra szolgáló postaládájában, aminek a létezéséről és szerepéről látható módon nem is nagyon tudott.

Alapvető fontosságú, hogy azokat a visszapattanó címeket, amelyeket nem javítasz (és valljuk be, nagyobb méretű lista esetén ez majdhogynem lehetetlen is), időnként töröld a listádról. A youriMAIL autoresponder erre egy automatizálható eljárást tartalmaz, ami azonban magától nem fog működni. Erről részletesen majd később.

A spammerek által a nevedben küldött emailek ellen is lehet védekezni, mégpedig a tárhelyed megfelelő beállításával. Ezt azonban általában csak ellenőrizni tudod, mert a beállításhoz csak a tárhely-szolgáltatódnak vannak eszközei. Később még erről is részletesebben beszélünk majd.

A következő részben a blokkolt hírlevelekkel kapcsolatos alapvető tudnivalók kerülnek majd terítékre.